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Utiliser une liste de tâches, quelques conseils

Le 25 oct 2022

Auteur: Plume Mécanique

Tags: emacs

Quelques erreurs à ne pas faire

Niveau organisation, je suis très mauvais. J’oublie tout, j’ai de la peine à estimer le temps nécessaire ou écoulé. Et quand j’arrive à réunir assez d’informations, j’ai de la peine à prendre du recul et à organiser tout ça de façon efficace.

Pour essayer de régler ce problème, j’ai commencé à utiliser des listes de tâches. J’utilise Org-Mode, mais il existe d’autres logiciels. Vous pouvez même utiliser une feuille et un crayon.

Seulement voilà : J’ai dû passer par pleins erreurs et c’est seulement maintenant que ça commence à fonctionner. Après plusieurs années. Quand je disais que j’avais de la peine à réunir des infos et à prendre du recul…

Je vais donc vous partager quelques-unes des erreurs que j’ai faites, en espérant que cela pourra vous aider.

Première activité de la journée : Lire les tâches

Si j’utilise des listes de tâches, c’est pour ne rien oublier. Mais la première chose que j’oublie, c’est de lire la liste des tâches.

Au départ, ça paraissait pourtant simple : La première chose à faire le matin, c’est lire la liste de ce que j’ai à faire. Et c’est tout.

Sauf que non. Le matin, il faut aller au travail. Et quand on rentre, on a repris ses habitudes dont celle de se reposer sur sa mémoire. De plus, quand on se lève, on est pas forcément très bien réveillé et on a tendance reprendre machinalement ses habitudes. Dont celle de se reposer sur sa mémoire. Et si on a quelque chose d’important à faire, il est possible que cela occupe toute notre attention.

La solution, ce n’est pas un simple "je lis une fois". La solution, c’est de tout le temps se référer à la liste des tâches. Toute la journée, pour toutes tâches, ne plus se reposer sur sa mémoire.

Ainsi, on construit une habitude très rapidement. Et quand on fonctionne en mode automatique, cette habitude reste.

Se référer à ses listes peut sembler contraignant, mais en pratique ça ne l’est pas. Parfois, ça pourra agacer votre entourage qui n’a pas besoin de noter pour se rappeler. Mais vous faites ça pour vous, pas pour autrui.

Limiter les listes aux choses importantes

Parfois, on a des choses à faire qu’on ne peut pas rater. Un devoir noté à rendre, un rendez-vous professionnel, etc. Le genre de chose où l’oubli ou l’erreur est sanctionnée. Il peut donc paraître logique de réserver les listes de tâches pour ça et de garder ce qu’on souhaite faire un jour pour soi.

Grave erreur! Ce que vous voulez faire est aussi important, voir plus, que ce qui vous est imposé. En plus, noter que des tâches contraignantes et désagréables vous fera détester vos listes de tâches. Et vous finirez par prendre vos distances avec elles, ce qui sera désastreux. De plus, les choses qu’on veut faire, on va les oublier.

Il est donc important de noter ce que vous devez faire mais également ce que vous voulez faire. Et aussi de garder du temps pour vous.

Vouloir un système trop complexe

Pour organiser ses notes, il existe plusieurs méthodes. Et plus on note d’informations, plus on aura tendance à complexifier notre système.

On ajoute des sections, des sous-sections. On crée plusieurs dossiers, certains avec des projets d’autres avec des tâches sans projets. Et on oublie ce qu’on a fait. Donc après un certains temps, on recommence à côté, sans savoir qu’on a déjà tout noté.

C’est une mauvaise idée. Gardez vos listes simples :

  • Deux ou trois listes, histoire de séparer les obligations des activités personnelles
  • Deux niveaux de tâches: Si une tâche est trop grande, créez des sous-taches, mais pas plus
  • Un projet ? C’est une tâche avec des sous-tâches

Pour la méthodologie, prenez quelque chose qui vous corresponde. Dans mon cas, c’est une version simplifiée de Getting Things Done.

Noter et oublier

Une autre erreur, c’est de ne jamais entretenir ses listes. Du coup, certaines tâches sont à double ou à triple. D’autres sont là depuis tellement longtemps qu’elles ne sont plus nécessaires ou faisables. Les listes s’allongent et deviennent difficiles à utiliser. Et une liste interminable peut être décourageante.

Pour éviter cela, il est important de passer en revue vos listes au moins une fois par semaine.

Profitez-en pour compléter les informations manquantes, retirer les doublons et les tâches trop anciennes que vous ne ferrez jamais et réorganiser leur ordre dans la liste.

Avec une liste plus courte, ce sera plus facile de vous organiser.

Vous reste-t-il des tâches que vous voulez faire un jour, mais vous n’en avez pas le temps pour le moment ? Créez-vous une liste spéciale, nommée "un jour", que vous vous autorisez à ne jamais trier. Ainsi, quand vous aurez du temps et que vous ne saurez pas quoi faire, vous pourrez aller y piocher des idées.

Une mauvaise expérience venue de l’entreprise

Les listes de tâches rentrent dans la catégorie des "Outils de productivité" (Je déteste ce nom). Le genre d’outils qu’on utilise en entreprise. Sauf qu’en entreprise, ces outils ne sont pas vos amis : Ils sont là pour vous surveiller, mesurer vos performances, et servir de prétexte pour vous virer.

C’est l’expérience que j’ai eue. Et avec le temps, j’ai appris à me méfier de ce genre d’outils. Un peu comme quelqu’un qui se méfie de certains animaux après avoir été attaqué.

Ainsi quand j’ai voulu utiliser ce genre d’outils pour moi, j’avais le réflex de m’en méfier. Pourtant, personne n’allait les utiliser contre moi. Mais c’était un réflexe de survie. Et ce réflexe n’a pas aidé à construire une habitude pour utiliser ce genre d’outils.

Sur ce point, seul le temps et la pratique m’ont aidé. Se réapproprier ses outils, se rappeler que le contexte est différent et que lorsque je m’en sers pour moi c’est pour m’aider, pas pour m’exploiter.

Conclusion

L’important, pour bien utiliser des listes de tâches, c’est que ça reste simple, pratique et qu’on développe l’habitude de s’en servir tout le temps au lieu de reposer sur sa mémoire.

Il est également important, parfois, avant de pouvoir se reposer sur des outils, d’apprendre à leur faire confiance et de dépasser sa mauvaise expérience.